So funktionieren Workflows in denkk

Viele Aufgaben folgen immer demselben Muster: Eine Rechnung kommt per Mail, jemand liest sie, prüft den Betrag und bucht sie. Workflows erledigen solche Abläufe automatisch. Die KI übernimmt das Lesen und Einordnen, an den entscheidenden Stellen gibt ein Mensch frei.

Ein Workflow besteht aus Schritten

Im Editor reihst du Schritte aneinander. Jeder Schritt kann die Ergebnisse der vorherigen nutzen: Tippst du in einem Feld @, wählst du die Ausgabe eines früheren Schritts. Nach einem Testlauf zeigt das Feld den echten Wert, so siehst du sofort, ob alles passt.

Wie ein Workflow startet

• Manuell: per Klick, zum Beispiel für einen Bericht auf Abruf.
• Formular: eine eigene Seite mit Text-, Zahl-, Datums-, Auswahl- und Dateifeldern, nur für Mitglieder oder öffentlich per Link.
• Zeitplan: regelmäßig zu festen Zeiten, in einer wählbaren Zeitzone.
• Webhook: ausgelöst von einem anderen System, abgesichert mit einem geheimen Schlüssel.
• E-Mail: sobald eine neue Mail im verbundenen Postfach eingeht.

Die Bausteine

• KI: liest, fasst zusammen, ordnet ein oder schreibt Entwürfe. Das Modell wählst du wie im Chat.
• Text extrahieren: liest Text aus PDFs, Bildern, Word, Excel und CSV, mit automatischer Texterkennung für gescannte Seiten.
• Bedingung: verzweigt nach festen Regeln oder lässt die KI entscheiden. Die Begründung steht im Verlauf.
• Schleife: verarbeitet jedes Element einer Liste einzeln, etwa jeden Anhang einer Mail, nacheinander oder bis zu fünf gleichzeitig.
• Freigabe: hält den Ablauf an, bis ein Mensch zustimmt.
• Integrationen und HTTP-Anfragen: lesen und schreiben in euren Systemen, zum Beispiel im ERP, auf dem Dateiserver oder über einen MCP-Server.

Beispiel: Rechnungseingang

Eine Rechnung kommt im Postfach „Rechnungen“ an. Der Workflow liest den Anhang aus, die KI erkennt Lieferant, Betrag und Fälligkeit. Liegt der Betrag über 5.000 €, geht eine Freigabe an die Buchhaltung. Darunter wird die Rechnung direkt im ERP angelegt. Wer freigibt, sieht die erkannten Werte und kann sie vorher für diesen Lauf korrigieren.

Die Kontrolle bleibt bei euch

• Freigaben: Schritte, die etwas verändern, warten auf Zustimmung. Offene Freigaben siehst du gesammelt im Reiter „Freigaben“.
• Fehler: Je Schritt legst du fest, ob der Workflow anhält, weitermacht oder einem eigenen Fehlerweg folgt.
• Verlauf: Jeder Lauf ist 30 Tage lang mit seinen Schritten, Dateien und dem Tokenverbrauch nachvollziehbar.
• Rechte: Erstellen, Bearbeiten und Ausführen vergibst du getrennt. Wer einen Workflow nur starten soll, bekommt genau das.